Meillä on pitopalvelu

Olen ollut jokaisesta häiden varauksesta niin innoissani, että hymyilen varmaan unissanikin. Erityisesti pitopalvelun varauksen jälkeen tuli tunne, että meillä on ihan oikeasti häät tulossa. Jopa enemmän kuin kirkon ja juhlapaikan varauksen jälkeen. Hyvä ruoka tekee juhlan ja nyt meillä on häissä ruokaa. Meillä on pitopalvelu. 

Ei pidetty pitopalvelun varaamisella mitään kiirettä. Pienelle paikkakunnalle häiden järkkäämisen etuja. Vallitsevan maailmantilanteen myötä alkoi ilmaantua päivityksiä toisensa perään, kuinka hääparit siirtävät häitään ensi kesään. Se laittoi meidänkin hääjärjestelyihin vauhtia. Pitkällinen suunnittelu menisi ihan hukkaan, jos saadaan ei oota sen takia,  että tuudittaudutaan onhan vielä aikaa -ajatukseen. 

Kuva: Hiltun Tiltut

Helmikuun lopulla laitettiin tarjouspyyntöjä kymmeneen eri pitopalveluun. Kerroimme heti alkuun, että häiden teemana on metsä ja metsästys ja nämä olisi hienoa saada näkymään myös tarjoiluissa. Liha- ja riistaruokia lisukkeineen, kalavaihtoehtoja ja tarpeen mukaan kasvisruokaa. Pyysimme myös pitopalveluilta tarjousta hääkakusta ja kahvipöydän pienestä makeasta tarjoilusta kakun lisäksi. 

Hyvin harvalla pitopalvelulla oli mahdollista maistella menua etukäteen tai ylipäänsä ennen hääpäivää. Erilaisissa hääblogitapaamisissa ja häätapahtumissa pitopalveluiden kanssa jutellessa menun maistelu on noussut esiin yhtenä tärkeänä päätökseen vaikuttavana tekijänä, mutta selvästikään ennakkoon maistelu ei ole kaikilla mahdollista. Menua suunnitellessa täytyi vain luottaa ammattilaisiin, menuehdotuksiin ja mielikuviin, mitä menun eri osat herättivät.     

Kuva: Hiltun Tiltut

Viestitimme pitopalveluiden edustajien kanssa ja sähköposteihin vastailtiin suurimmaksi osaksi ihailtavan nopeasti ja kattavasti. Kyselimme tarkennuksia ja suunnittelimme menua jo nyt, koska menun sisältö vaikuttaa osaltaan lopulliseen hintaan. Vertailimme myös, mitä kaikkea pitopalvelun tarjoukseen kuuluu, paljonko on lisäkuluja ja millaiseksi loppusumma muodostuu. Esimerkiksi osalla pitopalveluista tarjoilijat kuuluivat tarjoukseen, osalla vain osa tarjoilijoista ja osalla tarjoilijat tulivat täysin lisäkuluina. Kannattaa siis olla tarkkana, mitä kaikkea pitopalvelulle kuuluu ja missä kaikessa he ovat apuna. Ammattilaiset osaavat myös hyvin kertoa, millaisella kokoonpanolla minkäkin vierasmäärän kanssa pärjää. Sekin vaikuttaa, onko ruoat esillä buffetissa vai pöytiin tarjoiltuina annoksina. 

Lisähintaa voi tulla myös astioista. Esimerkiksi juhlapaikaltamme on mahdollista vuokrata astiasto ruokailuun ja kahvitukseen. Tarvitsemme kuitenkin lisäastioita, kuten erilaisia laseja, joita juhlapaikalla ei ole. Osaan tarjouksista kuului kaikkien astioiden vuokraus ja osa pitopalveluista toisi mukanaan vain tarvitsemamme lisäastiat. Pöytäliinoja on juhlapaikalta vuokrattavissa tai pitopalvelun kautta. 

Meillä toimi tässäkin suunnittelun vaiheessa excel-taulukko. Tarjousten vertailu oli näin huomattavasti helpompaa. Vaikka menun sisällöstä oli jo tässä vaiheessa puhetta, varsinainen menu lyödään lukkoon ensi vuonna. Silloin näkee raaka-aineiden saatavuuden ja hintakin tulee tarkentumaan. Ja tottakai vierasmäärä tulee vaikuttamaan yllättävän moneen asiaan.    

Kuva: Hiltun Tiltut

Muistilista pitopalvelun tarjouskyselyyn: 

Hääpäivä

Juhlapaikka ja osoite

Häiden teema

Toiveita menusta

Pöytiin tarjoilu vai buffet vai vielä jokin variaatio

Voiko menua maistella ennakkoon?

Tarjous hääkakusta

Kahvitarjoiluun mahdollisesti jotain pientä hääkakun lisäksi

Ylijääneet ruoat; mitä niille tehdään ja kenelle ne jäävät?

Tarjoilijoiden saatavuus ja hinnat, tarjoilijoiden toimenkuva?

Astioiden vuokraus ja hinnat?

Pöytäliinojen vuokraus, hinnat, milloin ne saa ja miten palautus?

Mistä kaikesta pitopalvelu huolehtii hääpäivän aikana?

Kuva: Hiltun Tiltut